Automatisierte Dokumentenerfassung und -verwaltung für großes Immobilienunternehmen
Eine große deutsche Vermögensverwaltung stand im Zuge der Übernahme eines Immobilienportfolios vor der Aufgabe, ca. eine halbe Million Dokumentenseiten inhaltich und administrativ zu erfassen, um zukünftig ein digital unterstütztes Immobilien- und Mietermanagement zu ermöglichen.
Wir haben ein stark spezifiziertes OCR-System angesetzt, das die wichtigsten Referenzen der Dokumente nicht nur scannte und textlich erfassen konnte, sondern strukturell auch partiell verstand und automatisch einordnen konnte. Dafür wurde das System angeleitet und an die wichtigsten Dokumenttypen und -entwürfe angepasst. Anschließend wurden die Daten in ein dynamisches und flexibel strukturierbares CMS System eingepasst. Über XML-Schnittstellen konnten wichtige Teile dieser Inhalte dann in die eigene Verwaltungssoftware eingepflegt werden.
Mit unserer Hilfe ist es gelungen, das erworbene Portfolio nicht nur zu sichten und zu erfassen, sondern auch digital steuerbar zu machen. Prinzipiell wäre es hier in einem weiteren Schritt auch machbar, eine Maintenance-Perspektive, z.B. im Sanitärbereich und beim Energiehaushalt einzuführen, als auch Bestandteile eines intelligenten Yield-Managements, z.B. im Hinblick auf Vergleichsmieten einzuführen.
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